Au Bénin, la dématérialisation des archives devient un chantier central pour réduire les coûts et accélérer l’administration

Le papier cède du terrain, mais la bataille est celle des usages

À Porto-Novo, l’administration béninoise accélère une transformation qui paraît technique, mais qui touche au quotidien des agents comme des usagers : retrouver un dossier plus vite, éviter les doublons, limiter les déplacements, sécuriser les traces de décision. Dans un État où la circulation du document reste encore un nerf du service public, la dématérialisation ne concerne pas seulement l’informatique ; elle engage la manière même dont l’autorité publique travaille et rend des comptes.

Le Bénin s’inscrit ici dans une dynamique plus large portée par l’Union africaine, qui place la transformation numérique au cœur de l’Agenda 2063 et de sa stratégie numérique 2020-2030. Sur le continent, l’enjeu n’est plus seulement de créer des services en ligne, mais de bâtir des infrastructures publiques numériques capables de relier les administrations entre elles, de fluidifier les échanges de données et de renforcer la continuité de l’État.

Une circulaire pour généraliser la dématérialisation

Le 24 juillet 2026, une circulaire N°0142/MBFP/MTDI/SP-C a lancé la généralisation de la dématérialisation des archives et des procédures administratives dans l’administration publique béninoise. Le texte a été signé par Rodrigue S. Chaou, ministre délégué chargé du Budget et de la Fonction publique, en lien avec le ministère chargé de la Transformation digitale et de l’Innovation. Le gouvernement présente cette décision comme une réforme de modernisation administrative et de transition écologique.

L’exécutif met en avant trois objectifs concrets : réduire les coûts liés à l’impression, au stockage et à la conservation des documents physiques ; raccourcir les délais de traitement des dossiers ; et limiter l’empreinte environnementale de l’administration. En revanche, aucun chiffrage des économies attendues, aucun calendrier détaillé et aucun périmètre précis des services concernés en priorité n’ont été rendus publics à ce stade.

Cette annonce ne sort pas de nulle part. Le Portail du numérique du Bénin rappelle que le pays dispose déjà d’un socle pour la gouvernance électronique, avec un portail national des services publics et des démarches partiellement ou totalement dématérialisées. Le Code du numérique, adopté en 2017 puis actualisé en 2024, reconnaît la validité juridique des documents électroniques et des signatures numériques, ce qui donne une base légale à la numérisation des services publics.

Dans le même temps, les Archives nationales du Bénin ont déjà engagé une réflexion structurée sur la gestion numérique du patrimoine documentaire. L’institution a présenté un référentiel général de gestion des archives pour harmoniser la pratique archivistique, clarifier les rôles et accompagner la modernisation du secteur. La nouvelle circulaire peut donc être lue comme un passage à l’échelle, plutôt que comme un point de départ.

Ce que la réforme change vraiment pour l’État béninois

Pour l’administration centrale, le gain recherché est d’abord organisationnel. Un dossier numérique circule plus vite qu’un dossier papier. Il se duplique moins, s’égare moins et laisse une trace plus facile à suivre. C’est aussi un enjeu de contrôle interne, car la conservation électronique permet de mieux tracer les étapes d’un traitement, à condition que les règles d’archivage, de sécurité et d’accès soient claires. Le Bénin avait déjà ouvert ce chantier dès 2020 dans une réflexion sur la conservation et la sécurisation des archives électroniques au ministère de l’Économie et des Finances.

Pour les agents publics, la réforme peut alléger certaines tâches répétitives, mais elle suppose aussi un changement de méthode. Scanner, classer, indexer, sécuriser et partager des documents ne relève pas d’un simple transfert du papier vers l’écran. Cela exige des outils communs, des normes de stockage, des accès hiérarchisés et une formation continue. Sans cela, la dématérialisation risque de créer une administration à deux vitesses : plus rapide au centre, plus lente ailleurs. Cette question est d’autant plus sensible dans un pays où la décentralisation fait coexister administrations centrales, services déconcentrés et communes.

Pour les citoyens et les entreprises, l’enjeu est plus concret encore. Des procédures numérisées peuvent réduire les files d’attente, les allers-retours et certains coûts informels liés au traitement manuel. Mais ces gains ne profiteront pleinement qu’avec une bonne connectivité, des interfaces simples et une interopérabilité réelle entre plateformes. C’est précisément le sens de la feuille de route nationale en cours d’élaboration sur les infrastructures publiques numériques : relier les systèmes au lieu de les empiler.

Le choix est aussi budgétaire. En réduisant les dépenses liées à l’impression et à l’archivage physique, l’État espère réallouer une partie de ses moyens vers des fonctions plus productives. Mais ces économies ne seront visibles que si la réforme est accompagnée d’investissements dans les serveurs, la cybersécurité, la maintenance et la conservation de long terme. La modernisation administrative coûte souvent moins en apparence qu’en réalité, parce que le numérique déplace les dépenses plutôt qu’il ne les supprime.

Un signal béninois dans une séquence panafricaine

Le timing compte. Dix jours avant l’annonce de la circulaire, Rodrigue Chaou représentait le Bénin au 17ᵉ Forum ministériel panafricain du CAFRAD, à Rabat, consacré à la modernisation de l’administration publique et des institutions de l’État. Le CAFRAD, centre panafricain de formation et de recherche administratives, avait fixé ses rencontres des 14 et 15 juillet 2026 dans cette même perspective de réforme des administrations africaines. Le Bénin y a donc porté sa lecture de la modernisation publique dans un cadre continental où la gouvernance numérique prend une place croissante.

Cette séquence dit quelque chose de plus large : plusieurs États africains cherchent désormais à faire passer la digitalisation du statut de projet vitrine à celui d’outil de base de l’action publique. L’Union africaine pousse dans cette direction avec son Agenda 2063, sa stratégie numérique continentale et l’idée d’un marché numérique africain plus intégré. Dans cette perspective, la réforme béninoise n’est pas seulement une affaire nationale ; elle rejoint une bataille continentale pour l’interopérabilité, la souveraineté des données et la qualité des services publics.

Reste la question décisive : le texte du 24 juillet restera-t-il une impulsion politique, ou deviendra-t-il une règle de fonctionnement durable dans les ministères, les services déconcentrés et les institutions publiques ? C’est là que se jouera la crédibilité de la réforme. Au Bénin comme ailleurs sur le continent, la transformation numérique de l’État ne se mesure pas au nombre d’annonces, mais à la capacité des administrations à traiter les dossiers plus vite, plus sûrement et avec moins de frictions pour le public.